소상공인 오픈채팅 + 네이버폼 조합으로 무료 예약 시스템 만드는 법

카페, 네일샵, 미용실, 플라워 클래스, 소규모 클래스 등
소상공인 사장님들은 하루에도 수십 번 예약 관련 메시지를 받는다.
“o시 가능해요?”, “예약했는데 확인됐나요?”, “위치가 어디죠?”
이런 소통에만 하루 몇 시간을 쓰는 경우도 있다.

그렇다고 해서 예약 시스템을 개발하거나
비싼 예약 솔루션을 쓸 만큼의 예산이나 여유가 있는 것도 아니다.

하지만 요즘은 카카오 오픈채팅 + 네이버폼 조합만으로도
무료 예약 시스템을 구축하고 운영 자동화가 가능하다.

별도의 앱이나 유료 시스템 없이도
예약 접수 → 고객 알림 → 일정 정리 → 후기 회신까지
모두 단순한 툴 조합으로 해결할 수 있다.

이 글에서는 오픈채팅과 네이버폼을 이용해
돈 한 푼 들이지 않고도 완성도 높은 예약 시스템을 만드는 방법을
실전 중심으로 4단계에 걸쳐 자세히 알려줄 것이다.
고객은 편하게 예약하고, 사장님은 일에 집중할 수 있는 구조가 지금 당장 가능하다.

 

전체 구조 이해: 오픈채팅이 ‘입구’, 네이버폼이 ‘예약 창구’

이 예약 시스템은 아주 간단한 구조다.
핵심은 고객이 오픈채팅으로 먼저 접근하고,
예약은 네이버폼으로 받으며 자동화한다는 점이다.

전체 예약 흐름 예시:

1. 고객 인스타그램 또는 블로그, 명함, 전단지에서 오픈채팅 링크 클릭
   ↓
2. 오픈채팅 자동 응답 or 사장님이 “아래 링크로 예약 부탁드려요” 안내
   ↓
3. 네이버폼으로 예약 정보 입력 (날짜, 시간, 이름, 연락처 등)
   ↓
4. 폼 응답 이메일 알림 → 자동 정리
   ↓
5. 사장님은 구글 시트나 카톡 캘린더에 정리만 하면 끝

이 구조의 장점:

• 별도 앱 설치 필요 없음 (카카오, 네이버만 있으면 OK)
• 고객도 익숙한 플랫폼이어서 진입 장벽 낮음
• 예약 정보가 정리된 형태로 저장되어 실수 없음
• DM·전화 예약보다 빠르고 정확함

결국 이 조합은
‘사장님은 답변을 줄이고, 고객은 실수 없이 예약을 완료하는 시스템’을 만든다.

 

네이버폼으로 예약 시스템 세팅하는 방법 (실전)

이제 예약의 핵심 역할을 하는 ‘네이버폼’을
실제 예시를 통해 세팅하는 방법을 소개하겠다..
네이버폼은 누구나 무료로 쓸 수 있고, 응답도 자동 정리된다.

STEP 1. 네이버폼 접속 및 기본 설정

• 접속: https://form.office.naver.com
• 로그인 후 ‘새 폼 만들기’ 클릭
• 제목: 예) [○○카페 예약 신청서]
• 설명란에 간단한 안내문 입력
  → “예약은 최소 하루 전까지 부탁드리며, 입력하신 번호로 확인 문자를 보내드립니다.”

STEP 2. 필수 항목 구성하기

아래 항목은 대부분의 업종에서 공통적으로 사용 가능해.

1. 이름 (단답형)
2. 연락처 (단답형, 숫자 형식 제한)
3. 예약 날짜 (날짜 선택형)
4. 예약 시간 (드롭다운 or 체크박스)
   → “오전 11시 / 오후 1시 / 오후 3시” 등
5. 요청사항 (장문형 선택)
   → 예: “창가 자리 요청” 같은 특이사항 입력

팁:

• 항목 아래에 안내 문구 삽입 가능 (예: “24시간 내로 예약 확정 문자를 보내드립니다”)
• 폼 제출 시 자동으로 ‘제출 완료 안내 메시지’ 설정 가능

STEP 3. 응답 수집 설정

• 응답 저장: 네이버 오피스 시트 자동 연동
• 실시간 알림: 내 메일로 응답 도착 시 알림 받도록 설정
• 제출 확인 문구 예: “감사합니다. 예약이 완료되었습니다. 곧 연락드리겠습니다.”

이렇게 폼 하나만 세팅하면
손님은 실수 없이 예약하고, 사장님은 실시간으로 응답 확인 가능한 구조가 완성된다.

 

오픈채팅에 폼을 연결해 예약 흐름 완성하는 방법

폼만 만들면 끝이 아니다.
오픈채팅방이 고객이 처음 만나는 예약 ‘입구’이기 때문에,
입장부터 예약까지 자연스럽게 흐르도록 구성하는 것이 중요하다.

STEP 1. 오픈채팅방 개설

• 카카오톡 앱 > 오픈채팅 > 새 채팅방 만들기
• 이름: “oo 예약 채팅방”, “oo 단골 전용 채팅방” 등
• 설명: “예약, 문의, 후기 등 모든 소통을 편하게 하시기 바랍니다.”
• 프로필 이미지: 가게 로고 또는 매장 사진

STEP 2. 자동 응답 설정 (선택)

• 오픈채팅 설정 > 자동 메시지 > “입장 시 자동 전송 메시지”
• 예:
  안녕하세요 oo입니다! 예약은 아래 링크를 통해 편하게 신청해주세요. ▶ 예약 신청서: [네이버폼]

STEP 3. 예약 링크 고정하기

• 채팅방 상단 고정 공지 기능 이용
• “예약은 이 링크를 통해만 접수받습니다” 강조

STEP 4. 예약 확정 후 메시지 예시

• 폼 응답 확인 후 고객에게 아래 메시지 전달
  → “oo님, 예약 잘 접수되었습니다.
  6월 27일(목) 오후 2시 맞으시죠?
  오시는 길은 [지도 링크] 참고해주세요!”

이 구조만 만들어두면,
예약 시스템 없이도 고객이 알아서 신청하고,
사장님은 확인만 하면 되는 반자동 예약 루프가 만들어진다.

 

예약 오류 없이 운영되는 ‘주간 관리 루틴’ 제안

예약 시스템을 세팅했다면
이제는 매주 어떻게 관리하고 운영할 것인지 루틴을 정하는 게 핵심이다.
시간은 적게, 효율은 높게 → 자동화처럼 움직이게 만든다.

주간 예약 운영 루틴 예시:

  월요일

• 네이버폼 응답 확인
• 확정 예약자에게 문자 or 카카오톡 확인 메시지 발송
• 주간 일정 캘린더 정리 (네이버 캘린더 or 아날로그 수첩 OK)

  수요일

• 예약폼 링크 오픈채팅방에 재공유
• “이번 주 예약 마감 안내” or “주말 예약 가능 시간” 안내
• 신규 단골 입장자 환영 멘트 + 폼 링크 한 번 더 노출

  금요일

• 주말 예약자 확인
• 누락된 응답자 다시 확인 → 누락 시 개별 알림
• 예약 확정 안내 메시지 일괄 발송

  월 1회

• 네이버폼 응답 내역 전체 백업
• 자주 예약한 고객 리스트 정리 → 단골 쿠폰 발송

이 루틴을 4주만 반복하면
예약 누락 없이 자동화된 구조가 형성되고,
사장님은 운영에 더 집중할 수 있다.
고객은 “편하고 정확한 곳”이라며 단골이 된다.

 

마무리 요약

예약 관리, 이제는 어렵지 않다.
오픈채팅과 네이버폼만 있으면, 돈 들이지 않고도 예약 시스템을 완성할 수 있다.
별도 앱, 복잡한 기능 없이도
고객은 편하게 예약하고, 사장님은 실수 없이 운영하는 구조를 만들 수 있다.

 

오늘 시작할 수 있는 3가지:

1. 네이버폼으로 예약 양식 만들기
2. 오픈채팅방 개설 후 폼 링크 연결하기
3. 예약 응답 알림이 오도록 설정해서 관리 루틴 시작하기

예약 시스템이 있어야 단골 관리가 된다.
단골이 많아지면, 마케팅보다 더 강한 자산이 된다.